Start het nieuwe jaar met administratieve schoonmaak




Het nieuwe jaar is weer begonnen, wat betekent dat je een deel van de administratie weer kunt vernietigen. Hoe lang je je administratie moet bewaren, hangt af van een aantal zaken. Wat zijn de regels?


Bewaarplicht 7 jaar

Als ondernemer heb je de plicht jouw administratie minstens zeven jaar te bewaren. Dat betekent dat bijvoorbeeld facturen uit 2011 en eerder de papiervernietiger in mogen. Maar let op, sommige zaken moet je langer bewaren.


Bewaarplicht 10 jaar

Voor zover de administratie betrekking heeft op onroerende goederen, heb je de plicht deze minstens tien jaar lang te bewaren. Dit heeft onder meer te maken met de herzieningstermijn voor onroerend goed voor de btw, die tien jaar bedraagt.


Ook digitaal

Het maakt voor de bewaartermijn niet uit of je je administratie digitaal bijhoudt, in een papieren variant of beiden. Alles moet zeven, respectievelijk tien jaar worden bewaard. Tevens is bepaald dat één en ander binnen een redelijke termijn te controleren moet zijn. Zorg er daarom voor dat je voor dat je digitale bestanden overzet naar actuele software.


Wat behoort tot de administratie?

Wat tot een administratie behoort, is niet wettelijk omschreven. Wel dat je verplicht bent alle boeken, bescheiden en andere gegevensdragers te bewaren die van belang kúnnen zijn voor jouw belastingheffing. Dit is een breed begrip.


Ook ten aanzien van derden

Ook alle administratie die van belang kan zijn voor de heffing van belasting van derden, moet je bewaren. Zo kan de fiscus aan de hand van verkoopfacturen bijvoorbeeld nagaan wat de inkoop van je afnemers moet zijn geweest.



De inspecteur kan eisen dat je bij een controle de gevraagde gegevens uit jouw administratie overlegt. Je moet ook toestaan dat hiervan kopieën gemaakt worden. Is administratie niet in jouw bezit, dan kan de inspecteur inzage eisen via een informatiebeschikking. Kan je de gevraagde gegevens niet ophoesten, dan kan hij een aanslag opleggen en daarbij de bewijslast omdraaien.